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Portal para médicos y pacientes
Términos y
Condiciones
PRESENTACIÓN
En cumplimiento de la ley 1581 del 17 de octubre de 2012 y del Decreto
Reglamentario 1377 de 2013 por el cual se dictan las disposiciones generales
para la protección de datos personales, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL como responsable de las bases de datos, crea el siguiente manual de
políticas de tratamiento de datos personales, el cual contiene la política que
aplicará en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, con el fin de hacer
un uso adecuado de los datos personales adquiridos de los Titulares, de acuerdo
con el registro de las bases de datos de pacientes y empleados, realizado ante
la Superintendencia de Industria y Comercio.
POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
CAPÍTULO 1:
IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Consuelo Rivera –Gestora de apoyo diagnóstico y terapéutico
RAZON
SOCIAL: Hospital Universitario Clínica San Rafael. NIT: 8600158889
DIRECCION: Cra 8 # 17
– 45 sur
CORREO ELECTRÓNICO: consuelo.rivera@stewardcolombia.org
PÁGINA WEB: www.clinicasanrafael.com
TELÉFONO: (1) 3282300)
DESCRIPCION DE PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL:
Institución universitaria prestadora de
servicios de salud de IV Nivel de complejidad, con más de 84 años de
experiencia que respaldan su excelente labor. Es considerada una de las
instituciones de salud más importantes de la zona centro oriente de la ciudad
de Bogotá́. Estamos renovando nuestra tecnología constantemente para estar
siempre en vanguardia de los avances científicos, buscando una mejor seguridad
del paciente y brindarle un servicio cada vez más humano.
CAPÍTULO 2: MARCO LEGAL 2.1) LEGISLACIÓN APLICABLE:
Esta Política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de
conformidad con la legislación vigente y cada una de las disposiciones que
establecen el derecho constitucional y legal en materia de obtención, registro,
manejo y tratamiento de los datos de carácter personal, con el fin de
garantizar y proteger el derecho fundamental de Habeas Data de los pacientes,
proveedores, clientes, empleados y socios, y en general de toda persona natural
Titular de los datos personales. Los lineamientos de ésta política se cimentan
en el cumplimiento de:
a) Constitución Política de Colombia, articulo 15.
b) Ley 1266 de 2008.
c) Ley 1581 de 2012.
d) Decreto Reglamentario 1727 de 2009.
e) Decreto 2952 de 2010 que reglamentó los Artículos 12 y 13 de la Ley 1266 de
2008.
f) Decreto 886 que reglamentó el Artículo 25 de la Ley 1582 de 2012.
g) Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013.
h) Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011 de la Corte Constitucional. HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL como Institución prestadora de salud tiene en
cuenta para el diligenciamiento, administración, conservación, custodia y confidencialidad
de las historias clínicas y para el tratamiento los datos personales contenido
en estas, lo siguiente:
i) Ley 23 de 1981.
j) Resolución 1995 de 1999.
k) Ley 80 de 1989
en cuanto a los aspectos archivísticos contemplados los encargados del
tratamiento de los datos personales deben cumplir estrictamente con las
disposiciones que en esta materia determina la Ley.
CAPÍTULO 3: ÁMBITO DE APLICACIÓN
3.1) OBJETO: El presente documento da cumplimiento a lo previsto en el
literal
k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a
los Responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se
encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para
garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial para la atención de
consultas y reclamos, así como lo estipulado por el artículo 13 del Decreto
1377 de 2013 que establece la obligatoriedad por parte de los Responsables del
tratamiento de desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos
personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento
a las mismas y el Decreto 886 de 2014 que regula lo relacionado al Registro
Nacional de Bases de Datos. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL quién
actuará en calidad de Responsable de Datos Personales, elabora éstas políticas
de obligatorio y estricto cumplimiento aplicable a todos los datos personales,
información y archivos registrados en cualquier base de datos que posea HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL susceptibles de tratamiento y cuyo Titular sea
una persona natural.
CAPÍTULO 4: DEFINICIONES
Para efectos del desarrollo de la presente política y de conformidad con la
normatividad aplicable a la materia se adoptan las siguientes definiciones
contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de
2015:
a) AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar
a cabo el tratamiento de datos personales.
b) AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL dirigida al Titular de los datos personales,
en la cual se le informa de la existencia de las políticas de tratamiento de
información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las
finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de
tratamiento.
d) CAUSAHABIENTE: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de
ésta (heredero).
e) DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse
a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
f) DATO PRIVADO: Es el dato que por su naturaleza intima o
reservada sólo es relevante para su Titular.
g) DATO SEMIPRIVADO: Son datos que no tienen una naturaleza íntima,
reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo
a su Titular sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su
tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información
(ejemplo: dato financiero y crediticio).
h) DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible.
Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado
civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o
de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar
contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y
boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no
estén sometidas a reserva.
i) DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías. Igualmente hacen parte de esta categoría los datos biométricos, la
vida sexual y los relativos a la salud.
j) DATOS DE MENORES DE EDAD: Se entiende por Datos de Menores de Edad, los
datos personales de las niñas, niños y adolescentes (menores de 18 años de
edad). Estos datos podrán ser tratados en la medida en que dicho tratamiento
responda y respete el interés superior de las niñas, niños y adolescentes y se
asegure el respeto a sus derechos fundamentales, para lo cual el representante
legal del menor de edad, (o quien ejerza la patria potestad), otorgará la
autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado.
k) ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada,
que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos
personales por cuenta del Responsable del tratamiento.
l) HABEAS DATA: Es el derecho de cualquier persona de conocer,
actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en
el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
m) RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos
y/o el tratamiento de los datos.
n) TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
tratamiento.
o) TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos
personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.
p) TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL ubicada en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento
y se encuentra dentro o fuera del país.
q) TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de
los mismos dentro o fuera del territorio de la República y que tenga por objeto
la realización de un Tratamiento por el encargado por cuenta de HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL
CAPÍTULO 5: PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 y las
normas que la complementan, modifican o adicionan, HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL actuará en toda recopilación, manejo y supresión de datos
personales y aplicará de manera armónica e integral los siguientes
principios:
5.1) PRINCIPIO DE LEGALIDAD EN MATERIA DE TRATAMIENTO DE DATOS: Para el
tratamiento de los datos personales, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL se
sujetará a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y a las demás disposiciones
que la desarrollen.
5.2) PRINCIPIO DE FINALIDAD: HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL informará
de manera concreta, precisa y previa al Titular la finalidad del tratamiento
dado a los datos personales, la cual debe ser legítima de acuerdo con la
Constitución Política y la ley.
5.3) PRINCIPIO DE LIBERTAD: HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL sólo
ejercerá el tratamiento de los datos personales con el consentimiento previo,
expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o
divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal, estatutario
o judicial que revele el consentimiento.
5.4) PRINCIPIO DE VERACIDAD O CALIDAD: La información sujeta a
tratamiento por parte de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL de los datos
personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error.
5.5) PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: En el tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL en
cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de
datos que le conciernan. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales,
incompletos, fraccionados o que induzcan a error. En virtud de este principio, HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL deberá ofrecer como mínimo la siguiente información
al Titular:
a) El propósito del procesamiento de los datos personales.
b) A quién se podrán revelar los datos.
c) Cómo el Titular puede ejercer cualquier derecho que le otorgue la
legislación sobre protección de datos. d) Toda otra información necesaria para
el justo procesamiento de los datos.
5.6) PRINCIPIO DE ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto los que
su acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
solo a los Titulares o terceros autorizados.
5.7) PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información sujeta a tratamiento por HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL será objeto de protección mediante el uso de
medidas técnicas, humanas y administrativas que otorguen seguridad a los
registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
5.8) PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: Las personas que intervengan en el
tratamiento de los datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos,
están obligadas a garantizar la reserva de la información suministrada.
Inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que
comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar el suministro o comunicación
de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades
autorizadas en la ley.
5.9) PRINCIPIO DE FACILITACIÓN: Los Responsables del tratamiento deberán
facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo
exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.
5.10) PRINCIPIO DE NO DISCRIMINACIÓN: HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL
como Responsable del tratamiento de los datos, deberá entregar información a
todas los Titulares que lo soliciten, en igualdad de condiciones y sin hacer
distinciones arbitrarias.
5.11) PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE LOS DERECHOS CONSTITUCIONALES: Los
derechos del Titular se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio
con el derecho a la información previsto en el artículo 15 de la Constitución
Política de Colombia y con los derechos constitucionales aplicables como son el
hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra y el derecho a la
intimidad, entre otros.
5.12) PRINCIPIO DE CELERIDAD: Este principio busca la agilidad en el trámite y
la gestión administrativa.
CAPÍTULO 6: DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Los Titulares de los datos de carácter personal contenidos en las bases de
datos que posea HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL tienen los derechos
descritos en este acápite en cumplimiento de las garantías fundamentales
consagradas en la Constitución Política y la Ley Estatutaria 1581 de 2012. El
ejercicio del Habeas Data expresado en éstos derechos será gratuito e ilimitado
por parte del Titular de los datos personales, sin perjuicio de disposiciones
legales que regulen el ejercicio de los mismos.
6.1) DERECHO DE ACCESO: Este derecho comprende la facultad del Titular de los
datos a tener acceso gratuito y de obtener toda la información respecto a sus
propios datos personales, sean parciales o completos y del tratamiento aplicado
a los mismos, de la finalidad del tratamiento y la ubicación de las bases de
datos que contienen sus datos personales.
6.2) DERECHO DE ACTUALIZACIÓN: El Titular tiene el derecho de realizar
actualizaciones de sus datos personales cuando éstos hayan tenido alguna variación.
6.3) DERECHO DE RECTIFICACIÓN: El Titular de los datos personales tiene la
facultad de solicitar la rectificación de los datos que resulten inexactos,
incompletos o inexistentes.
6.4) DERECHO DE CANCELACIÓN: El Titular de los datos tiene el derecho de
cancelar sus datos personales o suprimirlos cuando sean excesivos, no
pertinentes o el tratamiento sea contrario a las normas, salvo en aquellos
casos contemplados como excepcionales por la ley o contractualmente pactados en
contrario.
6.5) DERECHO A LA REVOCATORIA DEL CONSENTIMIENTO: El Titular de los datos
personales tiene derecho de revocar el consentimiento o la autorización que
habilita a HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL para un tratamiento con
determinada finalidad, salvo en aquellos casos contemplados como excepcionales
por la ley o contractualmente pactados en contrario.
6.6) DERECHO DE OPOSICIÓN: Comprende la facultad del Titular de los datos de
oponerse al tratamiento de sus datos personales, salvo los casos en que tal
derecho no proceda por disposición legal o por vulnerar intereses generales
superiores al interés particular.
6.7) DERECHO A PRESENTAR QUEJAS Y RECLAMOS O A EJERCER ACCIONES: El Titular de
los datos personales tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de
Industria y Comercio o ante la entidad que fuera competente, quejas y reclamos,
así como las acciones que resultaren pertinentes para la protección de sus
datos. Previo a ello deberá haber agotado el ejercicio de su derecho frente a HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL conforme a la Ley 1581 de 2012.
6.8) DERECHO A OTORGAR AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS: En desarrollo
del principio del consentimiento informado el Titular del dato tiene derecho a
otorgar su autorización, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta
posterior, para tratar sus datos personales en HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA
SAN RAFAEL De manera excepcional esta autorización no será requerida en los
siguientes casos:
a) Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en
cumplimiento de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Cuando se trate de datos de naturaleza pública.
c) En caso de emergencia médica o sanitaria.
d) Cuando sea tratamiento de información autorizado por la ley para
fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Cuando se trate de datos personales relacionados con el registro
civil de las personas. En estos casos, si bien no se requiere de la
autorización del Titular, sí tendrán aplicación los demás principios y
disposiciones legales sobre protección de datos personales.
6.9) DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES: Los derechos de los niños,
niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos. En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos
prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento
de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos
que sean de naturaleza pública. Es tarea del Estado y de las Entidades
educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes
legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los
niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos
personales, y proveer de conocimiento acerca del uso Responsable y seguro por
parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la
privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
6.10) PERSONAS FACULTADAS PARA EJERCER LOS DERECHOS: Podrán ejercerse por las
siguientes personas:
- Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma
suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
- Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de
la representación o apoderamiento.
- Por estipulación a favor de otro o para otro.
- Por causa del fallecimiento del Titular de los datos personales
(causahabiente).
CAPÍTULO 7: DEBERES DEL RESPONSABLE Y EL ENCARGADO DEL TRATAMIENTO Y MEDIDAS DE
SEGURIDAD
HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL será el Responsable del tratamiento
de los datos personales. El proceso será manejado por la Gerencia Medica, quien
será el área encargada del tratamiento y manejo de las bases de datos donde se
recolectan los datos personales por cuenta de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA
SAN RAFAEL a quien se le suministrará información de cada paciente o empleado y
en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado
información personal y que repose en una base de datos.
7.1) DEBERES PARA LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS: HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL actuando en calidad de Responsable del
tratamiento de los datos personales está obligada a cumplir los deberes y
mandamientos que impone la normatividad aplicable respecto a la materia, sin
perjuicio de las disposiciones previstas en la presente ley y en otras que
rijan su actividad:
a) Conocer ésta política y darle aplicación en lo que les
corresponda.
b) Garantizar al Titular en todo momento el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data.
c) Solicitar y conservar, en las condiciones aquí previstas, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.
d) Informar claramente al Titular sobre la finalidad de la recolección y
los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada y el uso que
se le dará a sus datos personales.
e) Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su
adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
f) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada,
comprobable y compresible.
g) Actualizar la información atendiendo de ésta forma todas las
novedades respecto a los datos del Titular. Adicionalmente se deberán
implementar todas las medidas para que la información se mantenga
actualizada.
h) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo
pertinente.
i) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares de la
información en los términos señalados en la legislación aplicable.
j) Procurar que se sigan los principios de veracidad, calidad, seguridad
y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.
k) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular e informar a la Superintendencia de Industria y Comercio y a la
autoridad de protección de datos cuando se presente violación a la seguridad de
la misma y cuando existan riesgos en la administración de la información.
l) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que
pueden tener acceso a ella.
m) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas
y adolescentes en aquellos casos en que se realice la autorización del
tratamiento de sus datos.
n) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia
de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
o) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por
el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de
Industria y Comercio.
p) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
q) HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL hará uso de los datos
personales del Titular solo para aquellas finalidades para las cuales se
encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad
vigente sobre protección de datos personales.
7.2) DEBERES PARA LOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:
Cuando HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL o cualquiera de los destinatarios
de esta norma asuma la calidad de Encargado del tratamiento de datos
personales, bajo su custodia deberá cumplir los siguientes deberes, sin
perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan
su actividad:
a) Conocer ésta política y darle aplicación en lo que les
corresponda.
b) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de Hábeas Data.
c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias
para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento.
d) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
datos en los términos de la ley.
e) Actualizar la información reportada por los Responsables del
tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su
recibo.
f) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los
términos señalados en la presente norma y en la ley.
g) Llevar un control por Base de Datos de los reclamos que se encuentren
en trámite en relación con la información personal que se discuta o cuestione
por los Titulares, acorde con la forma en que se regule en la ley.
h) Llevar un control, registrando por base de datos los reclamos sobre
Habeas Data que se encuentren en discusión judicial una vez sea notificado por
parte de la autoridad competente del proceso judicial relacionado con la
calidad del dato personal.
i) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el
Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria
y Comercio o por otra autoridad competente.
j) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que
pueden tener acceso a ella.
k) Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se
presenten violaciones a los “Códigos de Seguridad” y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
l) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la
Superintendencia de Industria y Comercio.
m) Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades
para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la
normatividad vigente sobre protección de datos personales.
n) Por ser una Institución prestadora de salud y teniendo en cuenta que
las historias Clínicas se encuentran reguladas por la Ley 23 de 1981 y por la
Resolución 1995 de 1999, en cuanto al diligenciamiento, administración,
conservación, custodia y confidencialidad de las historias clínicas, conforme a
los parámetros del Ministerio de Salud y del Archivo General de la Nación en lo
concerniente a los aspectos archivísticos contemplados en la Ley 80 de 1989,
los encargados del tratamiento de los datos personales deben cumplir
estrictamente con las disposiciones que en esta materia determina la Ley.
7.3) MEDIDAS DE SEGURIDAD: Dando cumplimiento al principio de seguridad
establecido en la vigente Ley 1581 de 2012 HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de
terceros. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL adoptará una directriz
general sobre estas medidas que serán de obligatorio acatamiento por parte de
los destinatarios de éstas políticas. Además de los deberes antes descritos en
cabeza de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL y de cualquiera otra
persona que asuma su condición de Responsable o Encargado del tratamiento, de
manera complementaria asumirá los siguientes deberes cualquiera que sea su
condición:
a) Aplicar las medidas de seguridad conforme a la clasificación de los datos
personales que trata HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL
b) Aplicar la norma sobre protección de datos personales en armonía con
procedimientos de seguridad de la información definidos en HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL.
c) Gestionar de manera segura las bases de datos que contengan datos
personales.
d) Gestionar de manera segura el acceso a las bases de datos personales
contenidos en los sistemas de información, en los que actúe como Responsable o
Encargado del tratamiento.
e) Auditar de forma periódica el cumplimiento de la norma por parte de
los destinatarios de la misma.
f) Llevar un registro central de las bases de datos que contengan datos
personales que comprenda el historial desde su creación, tratamiento de la
información y cancelación de la base de datos.
g) Disponer de un procedimiento para gestionar los incidentes de
seguridad respecto de las bases de datos que contengan datos personales.
h) Adoptar procedimientos de recuperación de desastres aplicables a las base de
datos que contengan datos personales.
i) Adoptar procedimientos de respaldo o back up de las bases de datos
que contienen datos personales.
j) Regular en los contratos con terceros el acceso a las bases que
contengan datos de carácter personal. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL
manifiesta que algunos de sus portales pueden contener vínculos a páginas web
de terceros sobre las cuales no tiene manejo ni control alguno, por tal motivo
no se hace responsable por el contenido, políticas de privacidad, seguridad y/o
manejo de datos personales que se establezcan en las mismas, siendo obligación
del Titular de los datos personales conocer en los respectivos portales las
políticas relacionadas con la protección y el tratamiento de su información.
CAPÍTULO 8: REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD
8.1) DEFINICIÓN REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD: El Registro
Nacional de Bases de Datos - RNBD es el directorio público de las bases de
datos sujetas a tratamiento que opera en el país y será administrado por la
Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para los
ciudadanos. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL como Responsable del
tratamiento de datos personales bajo su custodia, realizará la inscripción de
sus bases de datos y/o políticas ante la Superintendencia de Industria y
Comercio, autoridad administrativa competente, en el tiempo y lugar que ésta
establezca.
8.2) INSCRIPCIÓN DE LAS BASES DE DATOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE
DATOS - RNBD: La inscripción de las bases de datos en el RNBD permitirá:
a) Registrar toda base de datos personales contenida en los sistemas de
información y demás archivos de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL A
cada base se le asignará un nombre y número de radicado.
b) El registro de las bases de datos personales indicará: I) El tipo de datos
personales que contiene II) La finalidad y uso previsto de la base de datos
III) Identificación del área de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL que
hace el tratamiento de la base de datos IV) Sistema de tratamiento empleado
(automatizado o manual) en la base de datos V) Indicación del nivel y medidas
de seguridad que aplican a la base de datos en virtud del tipo de dato personal
que contiene VI) Ubicación de la base de datos en los sistemas de información
de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL VII) El colectivo de personas o
grupo de interés cuyos datos están contenidos en la base de datos VIII) La
condición de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL como Responsable y/o
Encargado del tratamiento de las bases de datos IX) Autorización de
comunicación o cesión de la base de datos, si existe X) Procedencia de los
datos y procedimiento en la obtención del consentimiento XI) Empleado de HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL custodio de la base de datos XII) Los demás
requisitos que sean aplicables conforme al reglamento de la ley que llegare a
expedirse
c) Registrar, para efectos de cumplimiento y auditoria, los cambios
surtidos en las base de datos personales en relación con los requisitos antes
enunciados. En caso de que las bases de datos no hayan sufrido cambios así se
dejará constancia por el custodio de la misma.
d) Documentar la ocurrencia e historial de los incidentes de seguridad
que se presenten contra alguna de las bases de datos personales custodiadas por
HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL
e) El registro indicará las sanciones que llegaren a imponerse respecto
del uso de la base de datos personales, indicando el origen de la misma.
f) La cancelación de la base de datos personales será registrada
indicando los motivos y las medidas técnicas adoptadas por HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL para hacer efectiva la cancelación.
8.3) ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTENIDA EN EL REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS - RNBD: La información contenida en el RNBD se actualizará, según las siguientes indicaciones: a) Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios sustanciales en la información registrada. b) Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018. c) Dentro de los primeros quince (15) días hábiles de los meses de febrero y agosto de cada año, a partir de su inscripción, los Responsables del tratamiento actualizarán la información de los reclamos presentados por los Titulares. Son cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de datos, el Encargado del tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de la información y la trasferencia y transmisión internacional de datos personales.
CAPÍTULO 9: AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD
9.1) AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR: La recolección, almacenamiento,
tratamiento, circulación, divulgación y supresión de datos personales por parte
de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL requiere del consentimiento libre,
previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para el
tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la
ley, a saber:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines
históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Con la
acción de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento
del Titular de los datos que su información personal será recogida y utilizada
para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar
el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos
personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a
disposición por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL Lo anterior con el
fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos
personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una
declaración que informa al Titular de los datos personales:
a) Quién recopila su información personal (Responsable o
Encargado).
b) Qué recopila (datos que se recaban).
c) Con qué finalidad se capturan los datos.
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o
supresión de los datos personales suministrados.
e) Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica),
no está obligado a autorizar su tratamiento.
9.2) MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN: La autorización a HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL para el tratamiento de los datos personales será otorgada
por: El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por
los distintos medios que le ponga a disposición HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA
SAN RAFAEL Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal
calidad. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento. Otro para el cual el Titular hubiere
estipulado.
9.3) MEDIOS PARA LA OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN POR EL TITULAR: La
autorización puede constar de un documento físico, electrónico o en cualquier
otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un
mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de
manera inequívoca que de no haberse surtido una conducta del Titular los datos nunca
hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. De conformidad
con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 el mecanismo
para la autorización será establecido por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL y puesto a disposición del Titular previo tratamiento de sus datos
personales. Para los Titulares que ya se encuentran registrados en la base de
datos HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL avisará a los Titulares para
que la envíen. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL hará lo necesario para
mantener actualizados y custodiados los registros de autorización de los
Titulares de datos personales.
9.4) PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL conservará la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de
los datos personales para su tratamiento para lo cual adoptará las acciones
necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos
de determinar de cuándo y cómo obtuvo ésta. En consecuencia HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL podrá establecer archivos físicos o repositorios
electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados
para tal fin.
9.5) REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los datos personales
podrán en cualquier momento revocar la autorización otorgada a HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL para el tratamiento de sus datos personales o
solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una
disposición legal o contractual. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL establecerá
mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su
autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el
mismo medio por el que lo otorgó.
9.6) AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento físico, electrónico o en cualquier
otro formato que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus
datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos. HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL a través de éste documento, informa al Titular
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del
tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
9.7) CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: EL Aviso de Privacidad deberá
contener como mínimo la siguiente información: - La identidad, domicilio y
datos de contacto de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL Responsable del
tratamiento. - El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la
finalidad del mismo. - Los derechos que le asisten al Titular. - Los mecanismos
generales dispuestos por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL para que el
Titular conozca y acceda a la política de tratamiento de la información y a las
modificaciones o cambios de fondo que se produzcan en ella o en el Aviso de
Privacidad correspondiente. No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos
personales sensibles, el Aviso de Privacidad señalará expresamente el carácter
facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de
datos.
9.8) AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL conservará el modelo del Aviso de Privacidad
que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos
personales y perduren las obligaciones que de éste deriven; para el
almacenamiento del modelo, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL podrá
emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que
considere útil para dichos fines.
CAPÍTULO 10: TRATAMIENTO Y RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
10.1) RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES: El suministro y recolección de los datos
y autorizaciones de Tratamiento por parte de los Titulares se efectuará por uno
de los siguientes canales: De manera telefónica, por escrito, verbalmente o por
medios electrónicos tales como la página web www.cerid.com o el correo
electrónico de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL o la página web o el
correo electrónico del Encargado del Tratamiento de los datos que HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designe.
10.2) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Los datos recaudados y las
autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL y permanecerán bajo su custodia en condiciones
de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el
personal autorizado por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL o el
Encargado del Tratamiento que HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designe,
podrá acceder a estas Bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y
seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la
vulneración o manipulación de la información recopilada. No obstante lo
anterior, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL podrá operar las bases de
datos mediante un Encargado del Tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber
a los Titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por
ello, serán aplicables a tal Encargado, de forma que el Titular pueda ejercer
los derechos que le confiere la ley, tanto frente a HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL como frente al Encargado del tratamiento designado por ésta.
El tratamiento de los datos personales de pacientes, proveedores, clientes,
empleados y socios o de cualquier persona con la cual HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL tuviere establecida o estableciera una relación permanente u
ocasional, lo realizará en el marco regulatorio establecido en la Ley 1581 de
2012 y el Decreto 1377 de 2013. En todo caso los datos personales podrá ser
recolectados y tratados para:
a) Desarrollar la misión de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL conforme
a su objeto social.
b) Poder prestar servicios y dar cumplimiento a los compromisos con sus
pacientes, proveedores, clientes, empleados y socios.
c) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas,
incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
d) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en
materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, ex
empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
e) Cumplir todos sus compromisos contractuales.
10.3) TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Se prohíbe el Tratamiento de datos
sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento,
salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular
y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas
y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su
finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin
la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de
identidad de los Titulares.
CAPÍTULO 11: TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE
DATOS PERSONALES
11.1) TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: Cuando se envíen o
transfieran datos a otro país será imprescindible contar con la autorización
del Titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley
diga lo contrario, es premisa y presupuesto necesario de dicha autorización
para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de
enviar datos personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país,
los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la
autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus
datos personales.
11.2) TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS: Cuando
el Responsable del tratamiento desee enviar o transmitir datos a uno o varios
Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia,
deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de
transmisión de datos personales estipular lo siguiente:
a) Los alcances del tratamiento.
b) Las actividades que el Encargado realizará en nombre del Responsable
del Tratamiento.
c) Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular de los
datos y el Responsable del tratamiento.
d) La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones
del Responsable observando la presente política.
e) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la
finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en
la ley colombiana y la presente política.
f) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos
personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto
del tratamiento de los datos transmitidos.
CAPÍTULO 12: PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA - DERECHO DE ACCESO, CONSULTA Y
RECLAMACIÓN
12.1) DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el
Titular sobre la información que le concierne conlleva necesariamente el
derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de
tratamiento así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho
tratamiento. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL garantizará el derecho
de acceso cuando previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad
de su representante se ponga a disposición de éste de manera gratuita el
detalle de los datos personales a través de medios físicos o electrónicos que
permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse
sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y
actualizarlos.
12.2) CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley
1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013 los Titulares o sus
causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose
en cualquier base de datos. En consecuencia HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL garantizará el derecho a consulta suministrando a los Titulares toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular. Para la atención de consultas de datos personales HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere
pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados para la atención
de las consultas.
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que
se tienen en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la
atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se
informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta,
la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer plazo. Las consultas podrán ser formuladas al ceimagenes@stewardcolombia.org
12.3) RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley
1581 de 2012 el Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable
del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo formulará la solicitud al Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento con la identificación del Titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resultare incompleto se requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el
solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del
reclamo. En caso de que quien recibe el reclamo no sea competente para
resolverlo dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL registrará, en la base de datos que mantiene para atender los reclamos,
en un término no mayor a dos (2) días hábiles, el reclamo "Como reclamo en
trámite", indicando el motivo del mismo. Dicho reclamo deberá mantenerse
hasta que éste sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del
vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El reclamo por parte del
Titular, sus representantes o causahabientes podrá ser formulado mediante
solicitud dirigida a HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL al ceimagenes@ stewardcolombia.org
12.4) REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar
queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el
trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento.
12.5) IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR
RECLAMOS: El Titular tiene derecho a solicitar a HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA
SAN RAFAEL la rectificación de sus datos personales en caso de ser inexactos o
incompletos, a actualizarlos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados
conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las
finalidades y términos contemplados en esta Política de Tratamiento de Datos.
El Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación
que avale su petición. Los derechos de rectificación, actualización o supresión
se podrán ejercer por:
a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad,
o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación
de la representación o apoderamiento.
c) Por estipulación a favor de otro o para otro.
d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las
personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea
formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa
en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de
rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los
medios habilitados por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL señalados en
el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir
la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su
representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los
cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la
localización de los datos personales.
12.6) SUPRESIÓN DE DATOS: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a
solicitar a HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL la supresión
(eliminación) total o parcial de sus datos personales de los registros,
archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto 1377 de 2013.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para
los que fueron recabados.
Es importante tener en cuenta que
el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el
ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o
la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público,
o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
d) En caso de resultar procedente la cancelación de los datos
personales, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL debe realizar
operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la
recuperación de la información.
CAPÍTULO 13: DISPOSICIONES FINALES
13.1) PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designa al área de Gerencia Medica o quien
haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales.
El área de Gerencia Medica o quien haga sus veces dará trámite a las
solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso,
consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se
refiere la Ley 1581 de 2012. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designa
a Consuelo Rivera –Gestora de apoyo
diagnóstico y terapéutico como Responsable de la adopción e implementación de
las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
13.2) VIGENCIA: Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581
de 2012 y recientemente modificada para incorporar algunos aspectos que
establece el decreto 1377 del 27 de junio de 2013, razón por la cual entró en
vigencia a partir del 27 de junio de 2013. La vigencia de la base de datos será
el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento
teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
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Portal para médicos y pacientes
Política de
privacidad
CAPÍTULO 9: AUTORIZACIÓN Y AVISO DE PRIVACIDAD
9.1) AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR: La recolección, almacenamiento,
tratamiento, circulación, divulgación y supresión de datos personales por parte
de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL requiere del consentimiento libre,
previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para el
tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la
ley, a saber:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en
ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines
históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Con la
acción de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento
del Titular de los datos que su información personal será recogida y utilizada
para fines determinados y conocidos, y el derecho que le asiste para solicitar
el acceso, la actualización, rectificación y eliminación de sus datos
personales en cualquier momento, a través de los mecanismos puestos a
disposición por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL Lo anterior con el
fin de que el Titular tome decisiones informadas con relación a sus datos
personales y controle el uso de su información personal. La autorización es una
declaración que informa al Titular de los datos personales:
a) Quién recopila su información personal (Responsable o
Encargado).
b) Qué recopila (datos que se recaban).
c) Con qué finalidad se capturan los datos.
d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o
supresión de los datos personales suministrados.
e) Informa al Titular que por tratarse de datos sensibles (si aplica),
no está obligado a autorizar su tratamiento.
9.2) MANIFESTACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN: La autorización a HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL para el tratamiento de los datos personales será otorgada
por: El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por
los distintos medios que le ponga a disposición HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA
SAN RAFAEL Los causahabientes del Titular, quienes deberán acreditar tal
calidad. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento. Otro para el cual el Titular hubiere
estipulado.
9.3) MEDIOS PARA LA OBTENCIÓN DE LA AUTORIZACIÓN POR EL TITULAR: La
autorización puede constar de un documento físico, electrónico o en cualquier
otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un
mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de
manera inequívoca que de no haberse surtido una conducta del Titular los datos nunca
hubieren sido recolectados y almacenados en la base de datos. De conformidad
con lo que establece la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 el mecanismo
para la autorización será establecido por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL y puesto a disposición del Titular previo tratamiento de sus datos
personales. Para los Titulares que ya se encuentran registrados en la base de
datos HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL avisará a los Titulares para
que la envíen. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL hará lo necesario para
mantener actualizados y custodiados los registros de autorización de los
Titulares de datos personales.
9.4) PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL conservará la prueba de la autorización otorgada por los Titulares de
los datos personales para su tratamiento para lo cual adoptará las acciones
necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos
de determinar de cuándo y cómo obtuvo ésta. En consecuencia HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL podrá establecer archivos físicos o repositorios
electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados
para tal fin.
9.5) REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los Titulares de los datos personales
podrán en cualquier momento revocar la autorización otorgada a HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL para el tratamiento de sus datos personales o
solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una
disposición legal o contractual. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL establecerá
mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su
autorización o solicitar la supresión de sus datos personales, al menos por el
mismo medio por el que lo otorgó.
9.6) AVISO DE PRIVACIDAD: Es el documento físico, electrónico o en cualquier
otro formato que es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus
datos personales a más tardar al momento de recolección de los datos. HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL a través de éste documento, informa al Titular
la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del
tratamiento que se pretende dar a sus datos personales.
9.7) CONTENIDO MÍNIMO DEL AVISO DE PRIVACIDAD: EL Aviso de Privacidad deberá
contener como mínimo la siguiente información: - La identidad, domicilio y
datos de contacto de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL Responsable del
tratamiento. - El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la
finalidad del mismo. - Los derechos que le asisten al Titular. - Los mecanismos
generales dispuestos por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL para que el
Titular conozca y acceda a la política de tratamiento de la información y a las
modificaciones o cambios de fondo que se produzcan en ella o en el Aviso de
Privacidad correspondiente. No obstante lo anterior, cuando se recolecten datos
personales sensibles, el Aviso de Privacidad señalará expresamente el carácter
facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de
datos.
9.8) AVISO DE PRIVACIDAD Y LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN: HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL conservará el modelo del Aviso de Privacidad
que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo tratamiento de datos
personales y perduren las obligaciones que de éste deriven; para el
almacenamiento del modelo, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL podrá
emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología que
considere útil para dichos fines.
CAPÍTULO 10: TRATAMIENTO Y RECOLECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES
10.1) RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES: El suministro y recolección de los datos
y autorizaciones de Tratamiento por parte de los Titulares se efectuará por uno
de los siguientes canales: De manera telefónica, por escrito, verbalmente o por
medios electrónicos tales como la página web www.cerid.com o el correo
electrónico de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL o la página web o el
correo electrónico del Encargado del Tratamiento de los datos que HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designe.
10.2) TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES: Los datos recaudados y las
autorizaciones serán almacenados en las bases de datos de HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL y permanecerán bajo su custodia en condiciones
de idoneidad, confidencialidad y seguridad generalmente admitidas. Sólo el
personal autorizado por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL o el
Encargado del Tratamiento que HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designe,
podrá acceder a estas Bases de datos. Se observarán los protocolos de acceso y
seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la
vulneración o manipulación de la información recopilada. No obstante lo
anterior, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL podrá operar las bases de
datos mediante un Encargado del Tratamiento de datos, en cuyo caso, hará saber
a los Titulares de la información que estas políticas se extenderán y, por
ello, serán aplicables a tal Encargado, de forma que el Titular pueda ejercer
los derechos que le confiere la ley, tanto frente a HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL como frente al Encargado del tratamiento designado por ésta.
El tratamiento de los datos personales de pacientes, proveedores, clientes,
empleados y socios o de cualquier persona con la cual HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL tuviere establecida o estableciera una relación permanente u
ocasional, lo realizará en el marco regulatorio establecido en la Ley 1581 de
2012 y el Decreto 1377 de 2013. En todo caso los datos personales podrá ser
recolectados y tratados para:
a) Desarrollar la misión de HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL conforme
a su objeto social.
b) Poder prestar servicios y dar cumplimiento a los compromisos con sus
pacientes, proveedores, clientes, empleados y socios.
c) Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas,
incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
d) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en
materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, ex
empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
e) Cumplir todos sus compromisos contractuales.
10.3) TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES: Se prohíbe el Tratamiento de datos
sensibles, excepto cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento,
salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha
autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular
y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los
representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas
y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o
cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política,
filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus
miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su
finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin
la autorización del Titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el
reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En
este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de
identidad de los Titulares.
CAPÍTULO 11: TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE
DATOS PERSONALES
11.1) TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES: Cuando se envíen o
transfieran datos a otro país será imprescindible contar con la autorización
del Titular de la información que es objeto de transferencia. Salvo que la ley
diga lo contrario, es premisa y presupuesto necesario de dicha autorización
para efectuar la circulación internacional de datos. En este sentido, antes de
enviar datos personales a Responsables del Tratamiento ubicados en otro país,
los obligados de cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la
autorización previa, expresa e inequívoca del Titular que permita trasmitir sus
datos personales.
11.2) TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS: Cuando
el Responsable del tratamiento desee enviar o transmitir datos a uno o varios
Encargados ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia,
deberá mediante cláusulas contractuales o a través de un contrato de
transmisión de datos personales estipular lo siguiente:
a) Los alcances del tratamiento.
b) Las actividades que el Encargado realizará en nombre del Responsable
del Tratamiento.
c) Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular de los
datos y el Responsable del tratamiento.
d) La obligación del Encargado de dar cumplimiento a las obligaciones
del Responsable observando la presente política.
e) El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la
finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en
la ley colombiana y la presente política.
f) La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los datos
personales y las bases de datos así como de guardar confidencialidad respecto
del tratamiento de los datos transmitidos.
CAPÍTULO 12: PROCEDIMIENTO DE HABEAS DATA - DERECHO DE ACCESO, CONSULTA Y
RECLAMACIÓN
12.1) DERECHO DE ACCESO: El poder de disposición o decisión que tiene el
Titular sobre la información que le concierne conlleva necesariamente el
derecho de acceder y conocer si su información personal está siendo objeto de
tratamiento así como el alcance, condiciones y generalidades de dicho
tratamiento. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL garantizará el derecho
de acceso cuando previa acreditación de la identidad del Titular o personalidad
de su representante se ponga a disposición de éste de manera gratuita el
detalle de los datos personales a través de medios físicos o electrónicos que
permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse
sin límite de plazo y deberá permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y
actualizarlos.
12.2) CONSULTAS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley
1581 de 2012 y el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013 los Titulares o sus
causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose
en cualquier base de datos. En consecuencia HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL garantizará el derecho a consulta suministrando a los Titulares toda la
información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la
identificación del Titular. Para la atención de consultas de datos personales HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL garantiza:
a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere
pertinentes.
b) Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados para la atención
de las consultas.
c) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que
se tienen en operación.
En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la
atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término
máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término se
informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días expresando
los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta,
la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al
vencimiento del primer plazo. Las consultas podrán ser formuladas al ceimagenes@stewardcolombia.org
12.3) RECLAMOS: De conformidad con lo establecido en el artículo 14 de la Ley
1581 de 2012 el Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o
supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los
deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable
del Tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
1. El reclamo formulará la solicitud al Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento con la identificación del Titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se
quiera hacer valer. Si el reclamo resultare incompleto se requerirá al interesado
dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el
solicitante presente la información requerida se entenderá que ha desistido del
reclamo. En caso de que quien recibe el reclamo no sea competente para
resolverlo dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado.
2. Una vez recibido el reclamo completo HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN
RAFAEL registrará, en la base de datos que mantiene para atender los reclamos,
en un término no mayor a dos (2) días hábiles, el reclamo "Como reclamo en
trámite", indicando el motivo del mismo. Dicho reclamo deberá mantenerse
hasta que éste sea decidido.
3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del
vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se
atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El reclamo por parte del
Titular, sus representantes o causahabientes podrá ser formulado mediante
solicitud dirigida a HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL al ceimagenes@ stewardcolombia.org
12.4) REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: El Titular o causahabiente sólo podrá elevar
queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el
trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado
del Tratamiento.
12.5) IMPLEMENTACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR
RECLAMOS: El Titular tiene derecho a solicitar a HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA
SAN RAFAEL la rectificación de sus datos personales en caso de ser inexactos o
incompletos, a actualizarlos y a cancelarlos cuando no estén siendo utilizados
conforme a finalidades y términos legales o contractuales o según las
finalidades y términos contemplados en esta Política de Tratamiento de Datos.
El Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación
que avale su petición. Los derechos de rectificación, actualización o supresión
se podrán ejercer por:
a) El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad,
o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse.
b) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación
de la representación o apoderamiento.
c) Por estipulación a favor de otro o para otro.
d) Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las
personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea
formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa
en representación de aquél, se tendrá por no presentada. La solicitud de
rectificación, actualización o supresión debe ser presentada a través de los
medios habilitados por HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL señalados en
el aviso de privacidad y contener, como mínimo, la siguiente información:
a) El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir
la respuesta.
b) Los documentos que acrediten la identidad o la personalidad de su
representante.
c) La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los
cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos.
d) En caso dado otros elementos o documentos que faciliten la
localización de los datos personales.
12.6) SUPRESIÓN DE DATOS: El Titular tiene el derecho, en todo momento, a
solicitar a HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL la supresión
(eliminación) total o parcial de sus datos personales de los registros,
archivos, bases de datos o tratamientos realizados por HOSPITAL UNIVERSITARIO
CLINICA SAN RAFAEL cuando:
a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los
principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012 y el
Decreto 1377 de 2013.
b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual
fueron recabados.
c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para
los que fueron recabados.
Es importante tener en cuenta que
el derecho de cancelación no es absoluto y el Responsable puede negar el
ejercicio del mismo cuando:
a) El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
datos.
b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas
vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o
la actualización de sanciones administrativas.
c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente
tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público,
o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.
d) En caso de resultar procedente la cancelación de los datos
personales, HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL debe realizar
operativamente la supresión de tal manera que la eliminación no permita la
recuperación de la información.
CAPÍTULO 13: DISPOSICIONES FINALES
13.1) PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: HOSPITAL
UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designa al área de Gerencia Medica o quien
haga sus veces, para cumplir con la función de protección de datos personales.
El área de Gerencia Medica o quien haga sus veces dará trámite a las
solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos de acceso,
consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se
refiere la Ley 1581 de 2012. HOSPITAL UNIVERSITARIO CLINICA SAN RAFAEL designa
a Consuelo Rivera –Gestora de apoyo
diagnóstico y terapéutico como Responsable de la adopción e implementación de
las obligaciones previstas en la Ley 1581 de 2012.
13.2) VIGENCIA: Esta política fue aprobada luego de la expedición de la ley 1581
de 2012 y recientemente modificada para incorporar algunos aspectos que
establece el decreto 1377 del 27 de junio de 2013, razón por la cual entró en
vigencia a partir del 27 de junio de 2013. La vigencia de la base de datos será
el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento
teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.
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